RENCANA ANGGARAN BIAYA (RAB)

1. Aturan umum dalam menyusun RAB

Sebuah RAB mempunyai dua bagian: “pengeluaran” dan “pemasukan”.

Pemasukan (income)

Banyak orang yang lupa untuk menyebutkan bagian ini. Hal ini penting untuk

menunjukkan sumberdaya lain yang mana yang tersedia untuk membiayai proyek Anda.

Para donatur lebih bersedia untuk mendanai proyek yang dananya sudah sebagian

tersedia. Juga kontribusi sukarela – seperti penggunaan fasilitas komputer kantor –

dapat disebutkan dalam RAB.

Sebagai contoh, jika Anda ingin membuat sebuah publikasi, Anda seharusnya juga

menyatakan pemasukan yang diharapkan dari penjualan. Mungkin jika Anda

menginvestasikan sebagian uang organisasi untuk memulai proyek atau Anda telah

tahu pasti akan menerima sebagian dari RAB dari sumber donatur lain.

Pengeluaran (expenses)

Pertama buatlah daftar pengeluaran dengan sangat mendetail untuk Anda gunakan

sendiri. Kemudian pisah-pisahkan menjadi item-item yang berbeda yang sebaik

mungkin agar jelas bagi donatur, seperti: gaji, biaya sewa, material, transportasi,

komunikasi, peralatan, pelatihan, publikasi, dll. Penghitungan yang lebih detail harus

ada jika donatur memintanya. Biasanya kita juga harus memasukkan biaya bergerak

(running cost) dalam proposal proyek.

Merencanakan sebuah RAB untuk jangka waktu pendek, menengah atau panjang

melibatkan perkiraan biaya yang organisasi Anda akan keluarkan selama periode tertentu.

Pembiayaan yang layak untuk setiap pos pengeluaran kemudian ditentukan. Tidak

hanya sumber keuangannya yang darus diidentifikasi, tipe pembiayaan perlu juga

disesuaikan dengan kegiatan dan situasi finansial organisasi Anda.

Biaya-biaya harus nyata dan disusun sepraktis mungkin. Jika Anda memasukkan

sebuah komputer dalam RAB Anda, misalnya, pertama periksa harganya untuk

menentukan kisaran harganya.

Pastikan juga untuk memasukkan biaya-biaya yang kurang jelas jumlahnya, seperti

biaya administrasi (sewa, dan tenaga staf, dll), asuransi, pengawasan RAB, pelaporan,

dan evaluasi. Semua kegiatan itu membutuhkan waktu dan uang.

Tetapi jangan menyusun RAB terlalu pas. Proyek tidak pernah berjalan persis seperti

yang direncanakan. Jadi, simpan ruangan tertentu untuk biaya tak terduga

(miscellanous costs) yang biasanya berkisar 5 – 10% dari total RAB. Ketika segalanya

menjadi berbeda dari yang diharapkan, informasikan pada donatur Anda.

Jika proyek masih cukup sesuai dengan hasil yang diharapkan, donatur biasanya tidak

keberatan jika ada sedikit perbedaan angka dalam RAB Anda, selama jumlah total uang

tidak meningkat.

Mintalah kebutuhan Anda, tidak berlebihan dan tentu saja tidak kurang. Beberapa

ORNOP/LSM cenderung untuk meminta uang yang terlalu sedikit, yang artinya mereka

tidak mampu menyelesaikan proyek atau harus meminta lagi pada saat mereka baru

setengah jalan.

Yang lainnya malah meminta terlalu banyak, karena mereka ingin menutupi biaya

umumnya seperti sewa kantor dan staf dari uang bantuan proyeknya.

Kadang-kadang sulit untuk memperkirakan berapa banyak sesuatu akan menghabiskan

biaya. Cobalah untuk seakurat mungkin dan mintalah saran dari organisasi yang

sejalan-pikiran dengan Anda. Jika Anda telah menyelesaikan proyek yang hampir sama

sebelumnya, lihatlah berapa banyak biayanya.

Dalam hal Anda memberi gaji kepada pekerja, mungkin gaji itu merupakan bagian

penting dari RAB Anda. Jadi, penting Anda memastikan berapa jam-kerja (staff time)

yang Anda perlukan untuk suatu proyek. Kerjakanlah sehemat mungkin.

Sebelum proposal beserta RAB Anda kirim kepada donatur, sebaiknya pihak ketiga

dimintai tolong agar semua perhitungan diperiksa terlebih dahulu. Biasanya kesalahan

mudah saja dapat terselip yang dapat mengakibatkan kesungguhan Anda terhadap

donatur diragukan.

Lagipula bisa timbul masalah selama proyek berjalan dan kesulitan dalam laporan. Ada

gunanya melampirkan penjelasan pada RAB. Misalnya Anda dapat mencantumkan:

"biaya overhead umum" dan menjelaskan di bawahnya apa artinya. Anda pun dapat

mengacu ke proposal. RAB jangan terlalu mendetail tetapi perincilah secukupnya.

Beberapa nasihat umum tentang RAB:

•  Perinci! Jangan meminta terlalu sedikit, dan jangan pula terlalu banyak. Terlalu

sedikit mungkin mengakibatkan tujuan Anda tidak akan tercapai karena kekurangan

dana. Atau bisa timbul kesan seakan-akan donatur Anda kurang bersungguh-sungguh.

Terlalu banyak mungkin berarti penolakan donatur sebab RAB Anda tidak realistis

sehingga menimbulkan perasaan curiga pada me reka. Mungkin juga Anda akan

dimintai donatur mengembalikan sisa dana. Sikap realistis adalah bukti kredibilitas

Anda.

•  Pastikan bahwa semua aktivitas proposal termuat dalam RAB Anda. Andaikan

sesuatu harganya "0" terangkanlah sejelas-jelasnya dalam "keterangan RAB".

•  Yang dibaca donatur pertama -tama adalah RAB. Jika dalam pandangan mereka RAB

itu terlalu berlebihan, maka mereka malahan akan segan melanjutkan membaca. Jadi

perhatikanlah bahwa ada keseimbangan di antara biaya overhead dan biaya proyek,

perhatikan bahwa item yang kurang penting (misalnya biaya perjalanan) dalam RAB

Anda tidak melebihi 50% dari RAB itu, dsb.

•  Ada baiknya bila Anda dapat memperlihatkan bahwa sebagian anggaran yang

dibutuhkan sudah berhasil Anda kumpulkan.

•  Siapa sponsor lain Anda? Dulu siapa yang membiayai Anda?

•  Biaya harus berkaitan dengan biaya sebenarnya. Misalnya harga sebuah publikasi

tidak boleh melebihi harga rata-rata buku dalam kategori yang sama.

•  Perincilah item-item secara konkret. Janganlah mencantumkan: "barang cetakan",

tetapi konkretkan menjadi perangko, barang kebutuhan kantor, barang cetakan,

dsb.

•  Banyak Ornop/LSM memohon 10% untuk "biaya lain-lain" (miscellaneous costs). Hal

ini diperbolehkan asalkan RAB Anda tidak terla lu tinggi. Tetapi jika biaya lain-lain itu

jumlahnya mendekati $ 5.000, akan terasa aneh, dan le bih baik Anda turunkan jadi

5%.

RAFAD/IRED

General secretariat

3, rue de Varembé - Case 116

1211 Geneve 20, Switzerland

Tel.: +41.22.734.17.16,

Fax: +41.22.740.00.11

E-mail: ired@worldcom.ch

Anda perlu akrab dengan kedua organisasi ini (RAFAD dan IRED). RAFAD adalah sebuah

organisasi internasional yang menyediakan pelayanan kepada Ornop/LSM dalam bidang

pengumpulan dana, management keuangan dan "tata buku kreatif".

Visi kedua organisasi itu ialah: sumbangan keuangan kepada Ornop/LSM di negaranegara

Selatan seharusnya lebih dari tunjangan uang (subsidi) semata-mata. Sedikit

produsen di Selatan mempunyai akses ke kredit bank dalam mata uang lo kal; untuk

membiayai perusahaan dan aktivitas ekonomi. Mereka berusaha membina perkembangan

mereka sendiri sehingga ketergantungan pada bantuan terhindarkan.

RAFAD bekerja untuk dan bersama asosiasi dan perserikatan, organisasi produsen desa

dan kota, agen bantuan, bank baik di Utara maupun di Selatan dan organisasi

perantara.

Tujuan RAFAD:

•  Membimbing kapitalisasi organisasi pembangunan di bidang kepimpinan, memberikan

konsultasi, pelatihan, peny uluhan, dan saran tentang pengumpulan dana.

•  Membangun mekanisme penting dan perangkat keuangan dengan tekanan khusus

pada dana yang terjamin secara lokal dan internasional.

•  Memperbaharui dan mengalihkan pengalaman antar rekan jaringan kerja dan

memberi keterangan kepada agen bantuan internasional.

Gagasan RAFAD:

Ornop/LSM penting untuk membentuk modal sendiri agar akhirnya tidak tergantung lagi

pada pembiayaan asing (external financing). Untungnya tidak ada ketergantungan

Ornop/LSM pada kriteria donatur. Untuk mewujudkan gagasan itu RAFAD mengembangkan

sistem kredit dll. Contohnya memanfaatkan kegoncangan nilai uang,

menyimpan uang di Eropa – ketimbang di negara yang nilai inflasinya tinggi – dan

mengambilnya hanya pada saat uang itu benar-benar diperlukan. Kadang-kadang

malahan lebih murah membiayai proyek terle bih dahulu melalui mikro kredit dan

melunasinya dengan uang subsidi yang sudah ditanam di tempat lain.

RAFAD menganggap bahwa kenyataan donatur menolak untuk membantu para

Ornop/LSM untuk membangun cadangan modal mereka sendiri sebagai salah satu

masalah utama antara donatur dengan kalangan Ornop/LSM. Akibatnya, Ornop/LSM

perlu mencari dana dari sumber lain dan kadang-kadang harus sangat kreatif dalam

mengelola pembukuannya untuk kepastian di masa datang. Salah satu kemungkinan

adalah Ornop/LSM memulai pendanaan paralel (parallel-fund) dengan sasaran

mendukung Ornop/LSM yang sedang kebingungan.

2. Beberapa tips umum

•  Catatlah setiap pengeluaran/pembelanjaan. Berikan semua pekerja Anda anggaran

untuk telepon, fax, fotokopi, transportasi dan tegaskan mereka untuk mencatat

seberapa banyak yang mereka belanjakan.

•  Sediakan dana cadangan untuk biaya overhead dan simpan di bank. Dana

cadangan bisa digunakan untuk meyelesaikan masalah aliran kas yang sifatnya

sementara. Untuk jangka menengah, dana cadangan dapat digunakan sebagai

penunjang pada saat krisis keuangan, ketika pemasukan yang diharapkan tidak

datang. Dana cadangan yang cukup menunjukkan bahwa keadaan keuangan

organisasi dalam keadaan stabil, yang akan menumbuhkan rasa percaya donatur,

dan dapat dijadikan investasi untuk memperoleh pemasukan tambahan dari

pembayaran bunga bank.

3. Lampiran: deskripsi penyusunan RAB

Pada kenyataannya ada dua macam RAB yang harus Anda sajikan kepada donatur:

RAB tahunan (annual budget) organisasi Anda dan RAB yang berhubungan dengan

proyek yang Anda mintakan dananya. Beberapa poin di bawah ini dimaksudkan sebagai

pedoman untuk pembuatan RAB proyek.

Pengeluaran:

1. Gaji dan upah (jelaskan dan tentukan gaji koordinator proyek, pelaksana proyek

dan staf pendukung)

2. Biaya transportasi (jelaskan jika internasional, nasional dan lokal, jika Anda ingin

melaksanakan sebuah pelatihan, tambahkan biaya transportasi para peserta)

3. Peralatan/perlengkapan (jelaskan mengapa Anda perlu membeli peralatan tersebut

untuk proyek ini; tidak disediakan komputer atau kendaraan untuk proyekl yang

kecil)

4. Biaya proyek tertentu (pelatihan, perkebunan bibit, material pendidikan, kebun

percobaan, dll)

5. Pencetakan (biaya pencetakan, fotokopi, dll)

6. Biaya komunikasi (telepon, fax, e-mail, pos, dan pengantaran)

7. Terjemahan (dari suatu bahasa ke bahasa lain; penerjemahan mungkin diperlukan

untuk publikasi atau pada pelatihan yang Anda ingin adakan)

8. Biaya sewa (sebagian dari biaya sewa tahunan kantor Anda)

9. Pajak

10. Asuransi

11. Lain-lain (jelaskan)

12. Biaya lain-lain/tak terduga (5-10%).

Pemasukan:

1. Yayasan-yayasan

2. Bantuan pemerintah

3. Pemasukan dari penjualan produk

4. Iuran anggota

5. Sumbangan perorangan

6. Lain-lain (jelaskan).

4. Penjelasan RAB

Setiap poin dalam RAB mungkin memerlukan penjelasan, terutama jika jumlah uangnya

besar. Misalnya, tetntukan berapa banyak staf yang bekerja dalam proyek, berapa jam

kerja (pekerja penuh atau paruh waktu, dll). Jelaskan kepada siapa Anda membayar

pajak, jelaskan model asuransi Anda, transportasi, biaya sewa (sewa mobil atau kantor

atau sebuah mesin khusus, dll).